Oggi più che mai, la reputazione o rating di una struttura ricettiva ha un ruolo fondamentale nel successo di una struttura ricettiva: un pò perchè rappresenta lo specchio della percezione che gli ospiti hanno della struttura stessa, un pò perchè la reputazione stessa di un hotel è un volano per nuove prenotazioni.

Uno studio della Cornell University ha identificato infatti come una differenza dello 0,1 nella propria reputazione online abbia un peso di 1-2% sul fatturato, a seconda della grandezza e della categoria dell’hotel.

E cosa recensiscono maggiormente gli ospiti, online? Il cibo, il Wi-Fi, lo stato delle camere e la loro pulizia.

In particolare, questi ultimi punti svolgono un ruolo importante nel mantenimento degli standard di un hotel. L’ospite sceglie un hotel e si aspetta un ambiente pulito, confortevole e rilassante. Oltre all’ordine e alle responsabilità sanitarie, il dipartimento e i supervisori delle pulizie sono responsabili della pianificazione, del controllo e della gestione di lavori e compiti/workflow.

Molto spesso però, questi ambiti vengono dati per scontato dagli albergatori, che li considerano solamente nel momento in cui i problemi vengono a galla.

Gli addetti alla pulizia e alla manutenzione non sono quindi spesso dotati degli strumenti adatti per svolgere al meglio il proprio lavoro, soprattutto a livello tecnologico.

Questo comporta, oltre a possibili disservizi nei confronti del cliente, anche una perdita di tempo per i reparti di pulizia e manutenzione in primis.

Ad esempio, una checklist cartacea non permette di avere un controllo immediato delle funzioni da svolgere, costringendo l’operatore a investire tempo prezioso per verificare lo svolgimento corretto di tutte le attività.

Inoltre, come è ben noto, le comunicazioni fra i reparti sono dispendiose in termini di tempo: immaginiamo solamente come vengono segnalati normalmenti i problemi di manutenzione: l’addetta alle pulizie, riscontra che una lampadina non è funzionante. Ne prende nota su un foglio cartaceo, che viene successivamente consegnato alla governante, la quale lo consegna alla fine del turno alla reception che poi lo comunicherà al manutentore. Quanto tempo viene perso, e di conseguenza quanti soldi?

Come è nata CleanApp

CleanApp nasce da qui, da questo bisogno di rendere digitale e ottimizzare tutti i processi relativi al core business di ogni struttura ricettiva: le camere.

E come iniziativa tecnologica nasce dalle esigenze riscontrate nell’operatività dal nostro team alberghiero, che ogni giorno si trovava a dover disperdere sviariato tempo nella gestione delle problematiche relative all’housekeeping, alla manutenzione delle camere e alla comunicazione fra i vari reparti.

Per questo motivo abbiamo voluto uno strumento che unisse la semplicità di utilizzo per gli operatori alla possibilità di avere un data analysis precisa ed immediata per il management.

Facilità, immediatezza e flessibilità, in primis economica, rappresentano infatti le tre principali esigenze da parte degli albergatori nell’implementazione di un nuovo sistema tecnologico all’interno della propria struttura. CleanApp è un Room Manager digitale che supporta tutte e tre le caratteristiche citate.

Le principali funzionalità

Accessibile ovunque da PC e Smartphone, CleanApp si compone di una Dashboard in cloud, che permette al management il controllo e la pianificazione del lavoro; e un’app, che consente agli addetti la visualizzazione, la comunicazione e l’intervento immediato.

Il manager, tramite la dashboard, può personalizzare le checklist che gli addetti alle pulizie dovranno effettuare nelle camere; controllare lo status di quest’ultime, le tempistiche dei lavori, le statistiche di manutenzioni, le forniture e le comunicazioni interne tra i reparti. Potrà inoltre impostare lo stato delle camere a seconda delle esigenze e inviare messaggi agli addetti.

Dashboard CleanApp

Tramite app, gli operatori potranno inoltre vedere le checklist dei compiti a loro assegnati, e senza perdere tempo notificare eventuali problemi e comunicare in maniera immediata fra i reparti.

CleanApp è a tutti gli effetti una startup e nei suoi pochi mesi di vita è già arrivata a gestire più 1500 spazi sulla sua piattaforma, sparsi in tutta Italia, aiutando albergatori e hotel nel gestire gli aspetti operativi dati per scontato ma estremamente impegnativi a livello di tempo.

Tornando all’esempio di prima, grazie a CleanApp l’addetto alle pulizie ha una checklist sempre a portata di mano dei compiti da effettuare, e può comunicare in tempo reale alla manutenzione il problema riscontrato.

Grazie a questo sistema, le manutenzioni vengono risolte in media due ore prima del normale, facendo ottenere all’intera struttura alberghiera un risparmio di tempo e denaro.

Inoltre tramite una dashboard di Business Intelligence è possibile vedere in maniera immediata quali sono le manutenzioni più frequenti, così da avere un controllo capillare dei costi ad esse associate e poter prevenire eventuali errori.

Un altro aspetto solitamente “ostico” è il controllo dei consumi relativi alla lavanderia, set cortesia o minibar: grazie alla collaborazione con importanti aziende del settore, è stato sviluppato una funzione apposita.

Anzichè conteggiare ad esempio la biancheria utilizzata sui moduli cartacei, che devono poi essere riconvertiti e riconciliati, le housekeeper li conteggiano direttamente sul loro smartphone, ed il management ha a disposizione il report in tempo reale.

E quanto costa? il modello di CleanApp è pensato per adattarsi alle esigenze di ogni tipo di struttura ricetttiva, grande o piccola, con dipendenti diretti o in outsourcing, stagionale o aperta tutto l’anno.

Infatti il prezzo varia in base al numero di spazi caricati sulla struttura, partendo da € 2,00 al mese a camera=spazio caricato e diventando via via più conveniente con l’aumentare degli spazi stessi.

In questo modo l’hotel non ha necessità di sostenere grossi costi di avviamento o set up, ma pagherà solamente il periodo di utilizzo effettivo.

Il vantaggio è il ritorno sull’investimento: un sistema come CleanApp non porta solo a un miglioramento nella soddisfazione clienti e quindi nel rating online, ma anche un risparmio concreto di tempo e denaro da parte degli operatori, velocizzando e rendendo più agevole il lavoro.

Tempo e soldi che possono essere dedicati a quello che ogni hotel sa fare meglio, ovvero prendersi cura dei propri ospiti.

CleanApp è uno degli esempi che mostra come l’utilizzo di strumenti innovativi posso non solo portare alla risoluzione di problematiche e di retaggi passati ma anche a vantaggi concreti e tangibili.

Ciò che serve è un più morbido approccio al digitale: non più una minaccia, ma uno strumento che può, come CleanApp, semplificare l’operatività e lavorare in maniera più efficace.

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